Telefon: +48 459 595 055

Email: biuro@advicos.com

Dlaczego warto nagrywać rozmowy z klientami?

blog

Dlaczego warto nagrywać rozmowy z klientami?

Rejestracja rozmów to dobre rozwiązanie zarówno dla klientów, jak i dla firm. Odpowiednio wykorzystywane nagrania pozwalają podnieść jakość telefonicznej obsługi i zwiększają efektywność konsultantów. Często bywają też rozstrzygające w przypadku sporów lub nieporozumień.

Dla kogo nagrywanie rozmów z klientami jest przydatne?

Nagrywanie rozmów jest zalecane w przypadku firm, które obsługują klientów lub zawierają umowy zdalnie, ale nie tylko. Rejestracja połączeń jest szczególnie ważna:

  1. w przedsiębiorstwach posiadających rozbudowany dział BOK (np. call center, sektor bankowy i ubezpieczeniowy, biura rachunkowe);
  2. w firmach, które uzgadniają umowy przez telefon (sprzedaż usług i towarów, np. przez sklep internetowy);
  3. w placówkach medycznych rejestrujących pacjentów;
  4. dla infolinii serwisowych i interwencyjnych;
  5. gdy takie nagrania przydają się w optymalizacji obsługi i działań sprzedażowych czy podczas szkoleń pracowników.

Dlaczego warto nagrywać rozmowy?

Lepsza obsługa i większa sprzedaż

Nagrania rozmów są pomocne przy tworzeniu strategii komunikacji z klientem. Ich analiza dostarcza wielu istotnych informacji na temat skuteczności telefonicznej obsługi i pozwala zidentyfikować jej mocne oraz słabe strony. Rozmowy te bardzo często bywają też źródłem pomysłów, mogących usprawnić proces sprzedaży.  

Rozwiązywanie konfliktowych sytuacji

Rozstrzygnięcie sporów jest o wiele łatwiejsze, gdy mamy dostęp do zarejestrowanej rozmowy. Owszem – czasem wina leży po stronie firmy, jednak w wielu sytuacjach jest to kwestia niezrozumienia oferty. Poza tym klienci często nie pamiętają szczegółów ustaleń, które były omawiane w trakcie telefonicznego kontaktu z pracownikiem.

Efektywne szkolenia

Autentyczna rozmowa może posłużyć jako świetny materiał szkoleniowy. Dzięki niej pokażesz, w jaki sposób powinien wyglądać kontakt z klientem. A omawianie tego na prawdziwych przykładach zdecydowanie zwiększa skuteczność szkolenia.

Nagrywanie rozmów a RODO

Nie ma co do tego wątpliwości, że rejestrując rozmowę pozyskujesz, przetwarzasz i administrujesz danymi klienta. A warto mieć na uwadze, że już sam głos rozmówcy niekiedy jest uznawany za dane osobowe i może stanowić podstawę do identyfikacji użytkownika danego numeru.

Dlatego zawsze gdy nagrywasz rozmowę, jako administrator danych masz obowiązek poinformować o tym swojego klienta. Taki komunikat musi zawierać informacje o tożsamości nagrywającego, celach i podstawach do przetwarzania nagrań, a także o prawach przysługujących osobie nagrywanej.

Natomiast zgoda na przetwarzanie danych powinna być świadoma, dobrowolna i konkretna (nie może być domyślna). Wówczas stanowi ona podstawę prawną do przetwarzania danych.

Ważne: dopełnienie obowiązku informacyjnego wynika z 13 artykułu RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE).

Jak nagrywać rozmowy z klientami?

Jeśli w Twojej firmie połączenia telefoniczne realizuje się za pomocą smartfonów, to najprostszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest narzędzie AgenDialer. To łatwa w obsłudze aplikacja pracownicza, usprawniająca kontakt telefoniczny z klientami, a także między pracownikami.

AgenDialer pozwala rejestrować połączenia przychodzące oraz wychodzące, a nagrania zapisuje w chmurze. Dzięki temu Ty i Twoi współpracownicy macie do nich szybki dostęp, kiedy tylko tego potrzebujecie. Nagrywane mogą być wszystkie lub tylko wybrane rozmowy. Ponadto aplikacja posiada szereg innych funkcji, które usprawniają wymianę informacji wewnątrz firmy i pozwalają monitorować działania pracowników. Więcej informacji na ten temat znajdziesz TUTAJ.

Nagrywanie rozmów z klientami się opłaca!

Rejestrowanie rozmów pozwala zwiększyć bezpieczeństwo w firmie i w relacji z klientem. To także świetne narzędzie do polepszenia jakości obsługi oraz zwiększenia sprzedaży. Wystarczy wdrożyć odpowiedni system (jak Agendialer), poinformować rozmówcę o nagrywaniu rozmowy i uzyskać jego zgodę na rejestrację, aby nagrywanie rozmowy służbowych z klientami było legalne. Dla firmy to tak naprawdę niewielki wysiłek, a korzyści wynikające z rejestracji połączeń mają realne przełożenie na zadowolenie klientów i zysk.

Sprawdź AgenDialer

Zapisz się na newsletter!

Jesteśmy poza biurem. Podaj swój numer, oddzwonimy!